PRESENTACIÓN
El Programa Interno de Protección Civil, es un instrumento de planeación y operación que se circunscribe al ámbito de una dependencia, entidad, institución u organismo de la Administración Pública Federal y los sectores privado y social, que previene y prepara a la organización para responder efectivamente ante la presencia de riesgos que pudieran generar una emergencia o desastre dentro de su entorno.
Su propósito principal es el diseño y activación de medidas preventivas y de respuesta ante escenarios de emergencia, que permitan garantizar la continuidad de las funciones sustantivas de la institución u organismo, salvaguardar la integridad física de las personas que laboran o concurren como usuarios a sus inmuebles y proteger los bienes propiedad de los mismos.
Actualmente la Dirección General de Protección Civil de la Secretaría de Gobernación se encuentra actualizando la Guía para la Elaboración e Implementación de Programas Internos de Protección Civil, para que con apego a la Ley General de Protección Civil y el Programa Nacional de Protección Civil 2008-2012, se incorpore dentro de sus componentes el enfoque de continuidad de operaciones, proponiendo el desarrollo de tres planes sustantivos:
- El plan operativo para la implementación de las Unidades Internas de Protección Civil (de naturaleza operativo),
- El plan de contingencias (de naturaleza geográfico),
- y el Plan de Continuidad de Operaciones (de naturaleza funcional).
Este resumen ejecutivo describe los componentes que deberán desarrollarse en el Programa Interno.
PLAN OPERATIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS UNIDADES INTERNAS DE PROTECCIÓN CIVIL.
Diseño, desarrollo e implementación de acciones para responder mejor ante los escenarios de emergencia o desastre que llegase a enfrentar la organización, reduciendo al mínimo o atenuando el impacto de tales incidentes.
COMPONENTES DEL PLAN.
1. Organización.
Se requiere que la organización formalice la creación de la Unidad Interna de Protección Civil desde dos nivelesde responsabilidad, el institucional y por inmueble Para desarrollar este componente, se deberán integrar los siguientes apartados:
--- Marco Jurídico Interno, que describe el contexto jurídico que le da soporte y fundamento al programa interno de protección civil dentro de su organización.
--- Acta Constitutiva de la Unidad Interna de Protección Civil del nivel institucional, que define los niveles de responsabilidad designados en la estructura institucional para dirigir las acciones de protección civil de toda la organización mediante la integración de la Unidad Institucional de Protección Civil.
--- Acta Constitutiva de la Unidad Interna del Inmueble, que formaliza la constitución de la Unidad Interna de Protección Civil en cada inmueble de la organización, designando al responsable del inmueble, al responsable operativo del programa interno, a los jefes de piso, al Jefe de brigada y a los integrantes de las brigadas.
Las brigadas se conformarán de acuerdo a los riesgos del inmueble, a la naturaleza de sus actividades y a la disponibilidad de su plantilla de personal, tomando como criterio básico, que cubran las siguientes funciones: Prevención y combate de conatos de incendio, Primeros auxilios, Evacuación de inmuebles, Búsqueda y rescate.
--- Funciones y responsabilidades de los integrantes de la Unidad Interna de Protección Civil del Inmueble. Breve descripción de las funciones que desarrollan los integrantes de la Unidad.
2. Calendario de Actividades.
Calendarización anual de las acciones y tareas en materia de protección civil, desde la integración del marcojurídico en su ordenamiento legal, la actualización de la Unidad Interna de Protección Civil, hasta la realización de el/los simulacros.
3. Directorios e Inventarios.
Integración de directorios de recursos humanos, tales como: responsables de protección civil en el nivel, institucional o corporativo (si aplica), Unidad Interna de Protección Civil, Instituciones de emergencia de la localidad, donde se incluya a la autoridad de proteccióncivil, Comité local de ayuda mutua, cuando exista y se pertenezca o no a éste, grupos especializados.
Así como, el listado de los inventarios de recursos materiales, material, equipo y señalización dispuesta para las acciones de protección civil, indicando cantidad y ubicación.
4. Identificación y evaluación de riesgos.
El Programa interno deberá considerar la inspección de las condiciones internas y externas del inmueble, por parte de la Unidad Interna de Protección Civil, por lo que se deberá adjuntar al documento la identificación y evaluación de los riesgos a que está expuesto, con la finalidad de documentar las acciones establecidas para su eliminación, control o mitigación.
5. Señalización.
Documenta las señales a utilizar en el inmueble; esta actividad comprende la instalación de señales de tipo informativo, prohibitivo, de precaución y de obligación, conforme a la Norma Oficial Mexicana NOM-003-SEGOB vigente.
6. Mantenimiento preventivo y correctivo.
Incluye la información relativa a la aplicación preventiva o correctiva de normas y procedimientos internos de conservación del inmueble, así como de los equipos y sistemas de seguridad y de servicios instalados en él, con el propósito de disminuir, controlar o evitar riesgos, documentando bitácoras y evidencias de las acciones preventivas y correctivas realizadas.
7. Medidas y equipos de seguridad.
Este componente debe contener aquellas políticas, normas y medidas de seguridad que contemplan el diseño y establecimiento de lineamientos de salvaguarda aplicables al interior del inmueble, y por otro lado presenta el listado del equipo y los suministros con que se cuenta, a fin de determinar la capacidad de respuesta en emergencia.
8. Equipo de identificación.
Describe a detalle los accesorios de identificación y equipamiento otorgados a los integrantes de la Unidad Interna para el desempeño de las funciones de protección civil encomendadas.
9. Capacitación.
Describe la planeación e implantación del programa anual de capacitación, de carácter teórico-práctico, inductivo y formativo, dirigido al personal que integra la Unidad Interna de Protección Civil.
10. Difusión y concientización.
Describir las acciones programadas y definir los medios a utilizar para informar al personal que labora o acude a un inmueble sobre los procedimientos y recursos existentes en materia de protección civil, a fin de fomentar actitudes y prácticas de autoprotección ante una emergencia o para prevenir su ocurrencia , consolidando una cultura de protección civil.
11. Ejercicios y Simulacros.
Comprende la programación y evidencias de ejecución de ejercicios de gabinete y simulacros de campo de acuerdo a los riesgos.
12. Procedimientos de emergencia.
Incorpora la evidencia documental del desarrollo de procedimientos de actuación en emergencia previamente establecidos, de acuerdo a la identificación de riesgos internos y externos y en función de cada uno de los fenómenos perturbadores que puedan afectar al inmueble, así como las responsabilidades de cada uno de los integrantes de la Unidad Interna de Protección Civil que permitan la evaluación de los resultados y determinar acciones de mejora.
13. Evaluación de daños.
Documenta y define la metodología para la identificación de los daños, priorizándolos por su magnitud, impacto o afectación, y determinando las acciones más recomendables para que sean asumidos, eliminados o mitigados.
14. VUELTA A LA NORMALIDAD.
Comprende los procedimientos para la de reactivación de las actividades normales después de una emergencia, definiendo las acciones y rutinas para la revisión, análisis y reconstrucción de las condiciones físicas internas y externas del inmueble, así como de los sistemas dañados para la salvaguarda de las personas que laboran o acuden al mismo.
PLAN DE CONTINGENCIAS.
Define acciones para asegurar que la organización adopte medidas para generar hábitos de autoprotección en el personal, favoreciendo que de manera individual se encuentren preparados para enfrentar los eventos de emergencia que se puedan presentar en el inmueble.
COMPONENTES DEL PLAN.
1. Evaluación de riesgo por cada puesto de trabajo.
Desarrolle y documente la metodología aplicada para la evaluación de riesgos de cada puesto de trabajo al interior de la organización, esta información es necesaria para estar en condiciones de tomar decisiones sobre la necesidad o no, de adoptar acciones preventivas, y en caso afirmativo el tipo de acciones que deben de adoptarse.
2. Medidas y acciones de autoprotección.
Con base en el análisis e identificación de riesgos por cada puesto de trabajo, desarrolle y documente las medidas preventivas necesarias.
3. Difusión y Socialización.
El empleado debe ser informado de los riesgos específicos del puesto, sus causas y las medidas y acciones preventivas que debería adoptar para su autoprotección. Para ello, se recomienda elaborar un documento personalizado, de fácil consulta y manipulación (tipo tarjeta de bolsillo), donde se especifiquen las medidas y acciones de seguridad en el entorno, de seguridad física, de comunicación, conductuales, entre otros. Este documento debe ser entregado al empleado en el momento que comienza realizar dicho trabajo en el centro laboral (incorporaciónal mismo).
PLAN DE CONTINUIDAD DE OPERACIONES.
Ante un escenario de desastre que puede causar la interrupción en las operaciones de las organizaciones (públicas o privadas), es una necesidad y una exigencia contar con procedimientos que permitan a corto plazo garantizar su funcionamiento. La sociedad, la economía y el gobierno, no pueden paralizarse ante la ocurrencia de una emergencia o desastre, ya que esta situación ocasionaría una desaceleración en el desarrollo de las mismas.
México vive su propio contexto político, social y de infraestructura, además de sus condiciones climáticas específicas. De ahí que deban considerarse, no solo inundaciones, terremotos o incendios, sino también escenarios de amenazas biológicas o pandemias, ataques terroristas, cortes en servicios básicos como la energía eléctrica o fallas en los sistemas de comunicación, entre otros. Adicionalmente, las organizaciones son vulnerables al impacto no sólo de los desastres naturales, sino de pequeños eventos que pueden interrumpir sus actividades, tales como, fallas eléctricas, accidentes, o movimientos sociales internos de grupos inconformes, que pueden ocasionar severas pérdidas.
Este plan debe ser administrado desde el más alto nivel directivo en la organización, pues debe ser planteado considerando el funcionamiento general y operativo de la organización tomando en cuenta que las funciones primordiales del plan son: Minimizar la necesidad de toma de decisiones durante una crisis, la definición de alternativas para la continuidad de servicios críticos y la definición de prioridades y marcos de referencia de tiempo.
COMPONENTES DEL PLAN.
Primeramente se debe establecer el marco de cobertura y alcance.
Desarrolle el plan utilizando la siguiente matriz de factores:
- Funcione/ Sistemas.
- Numero de prioridades.
- En que se basan las prioridades.
- Dependencias e independencias.
- Metas en la recuperación.
- Requerimientos mínimos
- Métodos / lugares alternativos.
- Pasos para la recuperación.
1. Identificar las operaciones y funciones críticas.
Las funciones críticas son aquellas que una institución, empresa u organización no puede dejar de llevar a cabo bajo ningún escenario de emergencia mayor.
Durante la fase inicial del Plan de Continuidad, usted debe hacer una lista de todas las operaciones y funciones y el área responsable de cada una. Puede ser de utilidad pedirle a sus empleados que hagan una lista de lo que hacen durante el día para poder identificar las tareas que realizan. Una descripción de cómo se hacen esas tareas de manera completa, incluyendo también apuntes de lo más básico y necesario.
2. Identificar los requerimientos mínimos para realizar las funciones críticas.
Los requerimientos mínimos para trabajar, son aquellos recursos necesarios para realizar al menos lo más importante y las funciones básicas para la operación. Los recursos básicos incluyen: Personal (número, capacidad), Computadoras (Software/hardware), Teléfono, fax, Papelería, Servicios de correo, Objetos personales para poder trabajar.
3. Identificar las dependencias e interdependencias internas y externas.
Identificar cuáles son las operaciones que dependen de otras áreas al interior de su organización, con el fin de que las funciones no se interrumpan.
Es importante prever que algunos insumos producidos en sus áreas de trabajo pueden ser consideradas un elemento importante para llevar a cabo una operación/ función crítica en otra área de trabajo. Es necesario realizar este ejercicio de identificación de dependencias que nuestras funciones críticas tienen al exterior de nuestra organización: proveedores, contratos, etc.
4. Establecer las metas de recuperación y sus tiempos.
Las metas de recuperación deben identificar que tan rápido se puede restaurar una función u operación. Las consideraciones de las metas para la recuperación incluyen:
- El tiempo que se necesita para cambiar o restaurar las funciones.
- Método alternativo, si el reestablecimiento requerido tardase más de lo esperado.
- Aspectos de la operación-función que pueden ser reestablecidos en partes.
5. Determinar los métodos alternativos de operación y los lugares en donde poder realizarlos.
Deberá determinar infraestructura o instalaciones alternas y las funciones y operaciones de la institución que sean prioritarias en su funcionamiento, analizando diferentes alternativas y requerimientos de recursos financieros, humanos, equipos, sistemas, seguridad y diagnóstico de vulnerabilidad para trasladar las operaciones básicas a un sitio alterno.
Determine los procedimientos internos y los lugares a los que tenga acceso parcial o total para que sus funciones críticas puedan continuar hasta su total restauración.
Asegúrese de que sean realistas, y no basadas en supuestos, y sin costo o tiempo no permitido.
Recomendaciones a considerar: - Requerimientos del personal, Trabajo a distancia/ acceso, Procesos alternativos, Servicios externos o contratados, Opciones reducidas para las funciones.
6. Identificar los pasos para la recuperación.
Se recomienda listar la secuencia de pasos que son requeridos jerárquicamente para restaurar cada función. Los pasos pueden incluir: Identificar/obtener recursos necesarios, Identificar disponibilidad, capacidad, y responsabilidades del personal requerido, Estimar el costo.
7. Examinar los supuestos.
Antes de continuar, los supuestos en las que está basado su plan deben ser identificados y examinados para asegurar de una mejor manera la efectividad del mismo, deben enlistarse de una manera explícita e incluir pies de notas y observaciones especiales. Consideraciones a incluir: Impacto de la interrupción de las funciones que hacen otros departamentos, Tiempo de restauración/disponibilidad de todo el personal y/o espacio para trabajar.
8. Examinar los métodos de comunicación.
La comunicación efectiva es de suma importancia durante un incidente, en su plan, usted necesita asegurarse de tener identificados los métodos de comunicación de hechos o incidentes. Ejemplo: correo de voz, e-mail, teléfono, entre otros. El plan para comunicación hacia arriba, abajo, al interior y al exterior.
9. Examinar los elementos financieros clave.
Los elementos financieros clave, tales como, presupuesto de nómina, presupuesto de pago a proveedores, caja chica, entre otros, no siempre son considerados durante la planeación y resultan ser factores esenciales para la recuperación efectiva.
10. Examinar la información tecnológica clave.
Las primeras preguntas que necesitan respuesta:
- ¿Qué documentos/archivos son los de mayor valor?
- ¿Dónde están acomodados esos archivos?
- ¿Cuándo se necesitarán esos archivos durante el incidente?
-¿En una hora, en un día, entre otros?
- ¿Cómo se puede acceder a esos archivos?
- ¿Tiene el personal crítico acceso VPN?
- ¿Tiene usted y su equipo servidores alternos de e-mail y/o e-mail alternos?
- ¿Tiene usted copias de sus documentos importantes y están esas copias guardadas en un lugar alterno?
11. Implementar el plan.
Revisar todos los componentes de la continuidad de operaciones con el fin de probar su funcionamiento y eliminar posibles fallas en su implantación. Una vez que su plan esté escrito, decida quien será el responsable de su implementación y cómo se va a efectuar. ¿Está una copia de su plan disponible para las personas que lo usarán en un incidente?
12. Mantener, revisar y ejecutar el plan.
Asegúrese de que su plan contenga el horario anual o el sistema para su revisión.
- Actualícelo al menos una vez al año.
- Asigne a alguien esta responsabilidad.
GUIA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN E INSTRUMENTACIÓN DEL PROGRAMA INTERNO DE PROTECCIÓN CIVIL.
Mayor información y asesoría en la elaboración de este Programa comuníquese a: Dirección General de Protección Civil
Tels: (55) 5128 0028 (55) 5128 0029
Subdirección de Coordinación de Planeación Intersectorial
Tel: (55) 5128 0049
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